Naslagwerk voor advocaten · notarissen · compliance-officers
Gegevensbescherming en beveiliging van het DONNAJAMES AI-platform
Een interactief overzicht van de juridische, contractuele en technische waarborgen bij de inzet van AI via DONNAJAMES B.V. in het notariaat en financiële dienstverlening. De gepresenteerde informatie is gebaseerd op de in het eerste kwartaal van 2026 uitgevoerde Data Protection Impact Assessment (DPIA, AVG art. 35), de Generieke Verwerkersovereenkomst DONNAJAMES 2025, technische addenda, de SLA met platformleverancier Artific B.V., en de geldende algemene voorwaarden en privacystatements.
N.B. Deze pagina wordt doorlopend bijgewerkt op basis van gewijzigde regelgeving en platformontwikkelingen. Aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend.
AuteurDONNAJAMES B.V.Laatst bijgewerktapril 2026
01
Overzicht & partijstructuur
AVG art. 4(7), 4(8), 28(4)
De verwerking van persoonsgegevens via DONNAJAMES AI vindt plaats in een contractuele keten van vier rollen, elk met een eigen AVG-grondslag. Klik op een partij voor de volledige contractuele bepalingen.
VV
De klant
Verwerkingsverantwoordelijke · AVG art. 4(7)
Bepaalt doel en middelen van de verwerking voor de eigen cliëntendossiers. Schakelt DONNAJAMES in als verwerker onder de VOK DJ2025.
Contractuele bepalingen
VOK art. 1.7Definitie partijen en rolverdeling onder AVG.
VOK art. 3.4Instructiemacht over DONNAJAMES als verwerker.
VOK art. 9Recht op audit en inzage in beveiligingsmaatregelen.
VW
DONNAJAMES B.V. KvK 94745102
Verwerker · AVG art. 4(8)
Verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke, onder de VOK DonnaJames 2025 (VOK DJ2025).
Contractuele bepalingen
VOK art. 3.5Vertrouwelijkheid en geheimhoudingsverplichting personeel.
VOK art. 5Technische en organisatorische maatregelen — zie Bijlage 2.
VOK art. 8Datalekmelding binnen 48 uur — zie Bijlage 3.
VOK art. 10.1Toestemming voor inschakelen sub-verwerkers.
Bijlage 1ALLM-providers opgenomen als sub-verwerkers (Addendum).
SV
Artific B.V. KvK 92661564
Sub-verwerker · AVG art. 28(4)
Levert het technische platform: PII-filtering, pseudonimisering, chunking en orkestratie naar LLM-providers. Gebonden aan de Samenwerkingsovereenkomst 23-09-2024 + SLA.
Contractuele bepalingen
SamenwerkingBack-to-back AVG-verplichtingen doorgelegd naar Artific.
SLA art. 4.2Reactietijd P1-incident < 4 uur.
SLA art. 6Dagelijkse back-ups; vernietiging conform brondata.
Pentest 09/2025OWASP/NIST/PTES/MITRE ATT&CK — geen kwetsbaarheden.
Ontvangen uitsluitend getokeniseerde, gechunkte data. Geen zichtbare identiteiten, trainingsverbod contractueel vastgelegd. Zie sectie 07 voor detail.
Contractuele bepalingen
DoorgifteSCCs (EU Commission 2021) + adequaatheidsbesluiten waar van toepassing.
TrainingsverbodPer provider contractueel vastgelegd (Enterprise API ToS / DPA).
Addendum Bijlage 1ALLM-providers formeel als sub-verwerkers gelijstsd.
02
Juridisch kader · KNB AI Weegschaal
7 dimensies
De KNB AI Weegschaal geeft een kader voor verantwoord AI-gebruik in het notariaat. Zes van de zeven dimensies zijn rechtstreeks voldaan; één (bewaartermijnen) is pas na het Addendum Bijlage D volledig afgedekt.
01Voldoet
Transparantie
Gebruikers van het platform weten te allen tijde dat zij met AI werken. Zichtbaar gelabeld in de gebruikersinterface; opgenomen in het onboardingtraject.
Bron: VOK Bijlage 2 · EU AI Act art. 50 · onboarding DJ
02Voldoet
Menselijke controle
Human-in-the-loop: de notaris valideert elk AI-resultaat voordat het in een akte of advies wordt verwerkt. Geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.
Bron: April 2026 §5 · AVG art. 22
03Voldoet
Dataminimalisatie
PII-filtering vervangt persoonsgegevens door tokens vóór verzending naar de LLM. Alleen strikt noodzakelijke context wordt doorgegeven.
Artific monitort LLM-output op systematische vertekening. Notarissen zijn via het onderwijstraject geïnstrueerd om hallucinaties en bias te herkennen (R6-mitigatie).
Bron: Artific QA-protocol · onboarding DJ · April 2026 §8
05Voldoet
Informatiebeveiliging
AES-256 at rest, TLS 1.2+ in transit, ISO 27001/27017/27018 + SOC1-3 hostingcertificering (Google Cloud Eemshaven). Pentest september 2025 zonder kwetsbaarheden.
Documentatie van modelkeuzes, prompt-engineering en gebruikerstraining borgt dat de notaris kan uitleggen waarom een AI-uitkomst is gebruikt.
Bron: Artific model-kaarten · DONNAJAMES Academy
07Na addendum
Bewaartermijnen
Bewaartermijnen per gegevenstype pas na Addendum Bijlage D volledig gespecificeerd. Na het addendum conform Wna art. 27 voor akten (min. 20 jaar), max. 24u voor audio, max. 1 maand voor logs. Zie sectie 08.
De inzet van DONNAJAMES AI bij notariskantoren valt onder de categorie laag tot beperkt risico. De transparantieverplichtingen uit art. 50 zijn geïmplementeerd.
RISICOKLASSE
Laag tot beperkt
AI is een ondersteunend hulpmiddel bij inhoudelijk notarieel werk. Geen geautomatiseerde besluitvorming die rechten van betrokkenen direct beïnvloedt (art. 22 AVG niet van toepassing).
HOOG-RISICO
Niet van toepassing
Geen Bijlage III EU AI Act. Geen rechtsbedeling, geen biometrische identificatiesystemen, geen kritieke infrastructuur.
TRANSPARANTIE · ART. 50
Voldaan
Gebruikers weten dat zij met AI werken; zichtbaar in het onboardingtraject én in de gebruikersinterface.
ROLVERDELING
Artific als aanbieder
Draagt verantwoordelijkheid voor technische AI Act-naleving. DONNAJAMES voegt als deployer de sectorspecifieke laag voor notarissen toe.
EUROPEES AI-PACT
Artific is actief deelnemer
Publiek bevestigd lidmaatschap. Commitment aan vrijwillige naleving van centrale AI Act-verplichtingen vooruitlopend op de volledige handhavingsdatum.
04
Technische architectuur & beveiliging
5A · diagram · 5B · maatregelen
Vier lagen, gescheiden verantwoordelijkheden. De applicatielaag (Artific) zorgt dat persoonsgegevens nooit onverhuld bij een externe LLM-provider terechtkomen; de infrastructuurlaag levert de fysieke beveiligings- en certificeringsbasis.
LAAG 01
U
Gebruikerslaag
Notaris / medewerker · binnen het kantoor
Input: vraag, document of dossier
RBAC + MFA via Firebase Authentication
Toegang uitsluitend voor geauthenticeerde medewerkers
Authenticatie via Firebase met rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) en verplichte MFA. Sessietokens tijdelijk, cachebestanden max. 24u (zie sectie 08).
Bron: VOK Bijlage 2 · Firebase ISO 27001/27017/27018/SOC1-3
De PII-engine verwijdert persoonsgegevens vóór elke outbound-call. De mapping-tabel (token ↔ werkelijke waarde) wordt uitsluitend binnen de Artific-applicatielaag op EU-servers bewaard en is niet beschikbaar voor de LLM-provider.
Ontvangt uitsluitend getokeniseerde, gechunkte tekst
Geen werkelijke identiteiten zichtbaar voor de provider
Trainingsverbod contractueel vastgelegd per provider
Terugvertaling gebeurt uitsluitend binnen de applicatielaag
Output met tokens wordt binnen Artific terugvertaald naar werkelijke waarden vóórdat het de eindgebruiker bereikt. De provider ziet te allen tijde alleen gepseudonimiseerde data. Zie sectie 07 voor de GDPR-grondslag per provider.
Bron: Addendum Bijlage 1A · Enterprise API ToS per provider
LAAG 04
I
Infrastructuurlaag
Google Cloud Eemshaven (NL) · multi-tenant
Versleuteling at rest: AES-256
Versleuteling in transit: TLS 1.2+
Multi-tenant database · isolatie op applicatielaag via org_id
ISO 27001 · 27017 · 27018 · SOC 1/2/3
De database wordt gedeeld over alle Artific-klanten (multi-tenant); logische isolatie vindt plaats op applicatieniveau (R7). Deze keuze is expliciet opgenomen in de risicobeoordeling en gemitigeerd door code-reviews, pentests en RBAC.
statusupdates tot en met definitieve oplossing en root-cause-analyse
Gegevenstype
Termijn
Bron
Conversatieopslag / dossierinhoud
Conform Wna art. 27 (minimaal 20 jaar voor akten)
Wna art. 27
Audiobestanden
Max. 24 uur na transcriptie
AVG art. 5(1)(e)
Logs en systeemgegevens
Max. 1 maand
praktijk Artific
Caches / tijdelijke bestanden
Max. 24 uur na sessieafsluiting
Artific engine
Back-ups
Dagelijks aangemaakt; vernietigd conform bewaartermijn brondata bij beëindiging
SLA Artific-DJ art. 6
07
Risicobeoordeling · AVG art. 35
8 risico's · April 2026
De DPIA identificeert acht risico's. Door technische en organisatorische maatregelen worden deze teruggebracht tot een beheersbaar restrisico. Klik op een R-bolletje of tabelrij voor details.
Alle actieve providers zijn formeel als sub-verwerker gelijst, met SCCs of adequaatheidsbesluit en contractueel trainingsverbod. Providers zonder volledige DPA worden niet in productie gebruikt.
OpenAI via Azure
doorgifteSCCs + Microsoft DPA
trainingverbod contractueel
Enterprise API ToS + Microsoft Azure DPA. Standard Contractual Clauses (EU 2021) voor doorgifte. Data niet gebruikt voor modeltraining. Bron: Enterprise API ToS
Anthropic Claude
doorgifteSCCs
trainingverbod contractueel
API ToS bevat trainingsverbod voor API-input. Bron: API ToS
Google Vertex AI EU-regio
doorgifteAdequaatheidsbesluit / EU-regio
trainingverbod contractueel
Google Cloud DPA; verwerking binnen EU-regio. Bron: Google Cloud DPA
Mistral AI FR
doorgifteEU-gevestigd · geen doorgifte buiten EER
trainingverbod contractueel
Grondslag: API ToS. Afzonderlijk gepubliceerde GDPR-trainingsbevestiging nog niet beschikbaar. Bron: API ToS
Perplexity
doorgifteSCCs
trainingverbod contractueel
Grondslag: API ToS. Afzonderlijk gepubliceerde GDPR-trainingsbevestiging nog niet beschikbaar. Bron: API ToS
LangSmith LangChain
doorgifteSCCs
trainingverbod contractueel
Observability/tracing tool. Verwerking alleen ten behoeve van servicelevering. Bron: LangSmith ToS + DPA
Black Forest Labs Flux Pro
doorgifteDPA in behandeling
statusniet in productie
Niet ingezet totdat DPA volledig is afgerond. Grondslag op dit moment: API-gebruiksvoorwaarden.